Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für diese Webseite und die damit verbundenen digitalen Bereiche ist:

SPACEYS Kindergärten GmbH, Greifenhagener Str. 35, 10437 Berlin

Telefon: +49 30 36 46 56 13, E-Mail: info@spaceys.de

Ansprechpartner für Datenschutzfragen ist die Geschäftsführung beziehungsweise die Verwaltung unter info@spaceys.de.

2. Grundsätzliches

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dies für den Betrieb der Webseite, die Kommunikation mit Eltern, die Bearbeitung von Anmeldungen, den Elternbereich oder die Verwaltung des Betreuungsverhältnisses erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche und vertragliche Vorgänge, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen am sicheren Betrieb, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligungen und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bei gesetzlichen Pflichten.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, zum Beispiel Gesundheitsangaben in Fragebögen oder Allergieinformationen, erfolgt die Verarbeitung nur, soweit dies für Betreuung, Schutz und Organisation erforderlich ist oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

3. Besuch der Webseite

Beim Aufruf unserer Webseite werden technisch notwendige Daten verarbeitet, damit die Seite angezeigt und sicher betrieben werden kann. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser, Betriebssystem und technische Zugriffsdaten gehören.

Diese Daten dienen dem technischen Betrieb, der Fehleranalyse und der Sicherheit der Webseite. Eine Auswertung zu Werbezwecken findet nicht statt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses am sicheren und stabilen Betrieb der Webseite.

4. Sprache, Cookies und automatische Übersetzung

Für die Sprachwahl Deutsch/Englisch kann ein Cookie gespeichert werden, damit die gewählte Sprache beim nächsten Besuch erhalten bleibt.

Über die Plus-Funktion können weitere Sprachen mit Google Translate genutzt werden. Dabei wird ein Dienst von Google eingebunden. Google kann technische Daten, Cookies und Nutzungsinformationen verarbeiten. Rechtlich verbindlich ist immer die deutsche Fassung unserer Texte.

Zusätzlich können technisch notwendige Sitzungs-Cookies für Loginbereiche gesetzt werden. Wir verwenden keine Werbe-Cookies und kein Tracking zu Marketingzwecken.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per Telefon, E-Mail oder über verlinkte Kontaktmöglichkeiten erreichen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Inhalt Ihrer Nachricht.

Diese Daten nutzen wir, um Ihre Anfrage zu beantworten und die Kommunikation nachvollziehbar zu bearbeiten.

6. Neuanmeldung eines Kindes

Über das Anmeldeformular können interessierte Eltern ihr Kind oder mehrere Kinder für einen Platz bei SPACEYS anmelden.

Dabei verarbeiten wir insbesondere Angaben zu Elternteil 1, optional Elternteil 2, Kontaktdaten, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kindname, Geburtsdatum, gewünschtem Betreuungsbeginn, Gutscheinstatus, Gutscheinnummer, Mitteilung sowie die Datenschutzbestätigung.

Die Daten werden erst am Ende des Formulars übermittelt und in der Datenbank gespeichert. Zusätzlich erhält das SPACEYS-Team eine E-Mail mit den Anmeldedaten, damit die Anfrage bearbeitet werden kann.

Zweck der Verarbeitung ist die Prüfung der Platzanfrage, die Kontaktaufnahme mit Eltern und gegebenenfalls die Vorbereitung eines Betreuungsvertrags.

7. Interner Elternbereich

Eltern mit bestehendem Account können sich im geschützten Elternbereich anmelden.

Dort verarbeiten wir insbesondere Accountdaten, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Reset-Token, Loginstatus, Gruppenzuordnung SHORTIES/KIDDIES, Familien- und Kinddaten sowie Informationen darüber, welche Elterninfos oder Galerien gelesen beziehungsweise geöffnet wurden.

Der Elternbereich dient der sicheren Kommunikation zwischen SPACEYS und Eltern, der Bereitstellung von Informationen, Terminen, Dokumenten und Galerien.

8. Dokumente und Uploads

Im Elternbereich können Dokumente von SPACEYS bereitgestellt und von Eltern heruntergeladen werden. Eltern können außerdem eigene Dokumente an SPACEYS hochladen.

Verarbeitet werden Dateiname, Dateityp, Dateigröße, Uploadzeitpunkt, zugehöriger Account, Dokumenttitel, Hinweise sowie technische Informationen zum Öffnen oder Herunterladen.

Dokumente können Verträge, Fragebögen, Nachweise, Bilder oder andere Unterlagen betreffen. Je nach Inhalt können darin sensible Daten enthalten sein. Solche Daten werden nur für die Betreuung, Verwaltung und Kommunikation mit den Eltern verarbeitet.

9. Kalender, Elterninfos und Lesestatus

Im Elternbereich stellen wir Termine, Elterninfos und organisatorische Hinweise bereit.

Damit wichtige Informationen nachvollziehbar bleiben, kann gespeichert werden, ob ein Elternaccount eine Info gelesen oder ins Archiv verschoben hat.

Termine können für alle Eltern, nur SHORTIES oder nur KIDDIES sichtbar sein.

10. Bildergalerien und Videos

Im geschützten Elternbereich können Galerien mit Fotos und Videos bereitgestellt werden, zum Beispiel von Festen oder gemeinsamen Aktivitäten.

Die Galerien sind nur für berechtigte Accounts sichtbar. Je nach Zuordnung können sie für alle Eltern oder nur für bestimmte Gruppen sichtbar sein.

Beim Herunterladen von Galerie-ZIP-Dateien kann gespeichert werden, dass ein Download an einem bestimmten Tag erfolgt ist. Dies dient der technischen Begrenzung und dem Schutz vor übermäßigen Downloads.

11. InfoBot / Chat

Der InfoBot beantwortet einfache Fragen zu SPACEYS, Anmeldung, Konzept und Kontakt.

Die Eingaben werden im Browser verarbeitet, um eine passende vorbereitete Antwort anzuzeigen. Der InfoBot ersetzt keine verbindliche Beratung und keine Platzbestätigung.

Bitte geben Sie im InfoBot keine sensiblen Daten ein. Für Platzanfragen nutzen Sie bitte das Anmeldeformular oder den direkten Kontakt.

12. Admin- und Erzieherbereich

Für Verwaltung, Leitung und Erzieher gibt es geschützte interne Bereiche.

Dort werden je nach Rolle Anmeldungen, Elternaccounts, Termine, Elterninfos, Galerien, Dokumente, Vorlagen, Standarddokumente, Systemdaten und E-Mail-Einstellungen verwaltet.

Zugriffe sind rollenbasiert. Admins haben weitergehende Rechte als Erzieher.

13. E-Mail-Versand

Für Anmeldungen, Passwortlinks, Elterninfos und Dokumenthinweise können E-Mails versendet werden.

Dabei werden insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Betreff, Nachrichtentext und technische Versanddaten verarbeitet.

E-Mails werden über die von SPACEYS eingerichteten Mail-/SMTP-Daten versendet.

14. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten werden nur an Empfänger weitergegeben, wenn dies für Betrieb, Kommunikation, Betreuung, Verwaltung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

Dazu können Hostinganbieter, E-Mail-Dienstleister, technische Wartung, Steuerberatung, Behörden oder andere gesetzlich vorgesehene Stellen gehören.

Beim Einsatz von Google Translate können Daten an Google übermittelt werden.

15. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Neuanmeldungen, Elternaccounts, Dokumente, Galerien und interne Einträge können aktiv oder inaktiv gesetzt werden.

Für inaktive oder nicht mehr benötigte Daten werden im System Lösch- und Aufräumregeln vorbereitet. Vor endgültiger Löschung sollen Vorschau, Backup und Protokoll genutzt werden.

16. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

Sofern eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

17. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Veränderung oder Missbrauch zu schützen.

Dazu gehören geschützte Loginbereiche, rollenbasierte Zugriffe, serverseitige Prüfungen, Passwort-Hashes und organisatorische Beschränkungen beim Zugriff auf Daten.

18. Aktualisierung dieser Hinweise

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich Funktionen, Dienstleister, technische Abläufe oder rechtliche Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.